bài giảng Excel 2003
- 0 / 0
-
(Tài liệu chưa được thẩm định)
Nguồn:
Người gửi: Nguyễn Xuân Hóa
Ngày gửi: 21h:41' 24-12-2010
Dung lượng: 426.5 KB
Số lượt tải: 2
Nguồn:
Người gửi: Nguyễn Xuân Hóa
Ngày gửi: 21h:41' 24-12-2010
Dung lượng: 426.5 KB
Số lượt tải: 2
Số lượt thích:
0 người
Chương I: Bảng tính Excel
Đ1: các khái niệm và thao tác ban đầu
với bảng tính excel
I. các khái niệm và chức năng cơ bản
Microsoft Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office được sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới của hãng Microsoft. Excel là chương trình bảng tính nó có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán, thống kê ...
1. Khởi động.
Sau khi khởi động Windows làm theo 1 trong các cách sau:
- Nháy chuột vào biểu tượng Microsoft Excel ở góc trên bên phải màn hình
- Nhấn nút Start / Programs / Microsoft Excel
Các thành phần của cửa sổ Bảng tính :
- Cột (Column) : Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ...
AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột). Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ bảng tính.
- Hàng (Row) : Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 16.384).
- ô (Cell) : Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô được xác định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, AB25.
ô hiện tại : Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc phải dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau đây gọi tắt là con trỏ). Toạ độ của ô này được hiển thị trên thanh Công thức.
- Con trỏ bàn phím : Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự sẽ được chèn vào.
- Con trỏ chuột có các dạng sau :
Dấu | : dùng để đưa con trỏ ô về vị trí nào đó.
Dấu + : dùng để chọn lệnh, biểu tượng hoặc cuộn bảng tính.
Dịch chuyển con trỏ ô trong Bảng
3. Sao chép, di chuyển
a. Chọn ô - vùng
Vùng bao gồm một hoặc nhiều ô liên tục. Vùng được xác định bởi toạ độ vùng gồm địa chỉ ô đầu và địa chỉ ô cuối, dạng: <ô đầu>:<ô cuối>. Ví dụ: A1:E5
Trước khi thực hiện một thao tác, người sử dụng phải chọn phạm vi làm việc (có thể một hoặc nhiều vùng)
- Chọn một ô: di chuyển đến ô cần chọn, nhắp chuột.
- Chọn một cột : nhắp chuột tại ký hiệu cột
- Chọn một dòng : nhắp chuột tại số thứ tự dòng
- Chọn một vùng, có các cách sau:
Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift, dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối vùng.
Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái chuột, rê chuột đến ô cuối vùng
Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift trong khi nhắp chuột tại ô cuối vùng.
Chọn nhiều vùng : ấn và giữ Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các vùng khác.
b. Sao chép, di chuyển dữ liệu
4. Cấu trúc bảng tính
*. Workbook là gì?
Workbook hay Book là một tập tin của Excel tạo ra dùng để tính toán và lưu trữ dữ liệu, có phần mở rộng là .xls. Một Workbook có thể chứa tối đa 255 Wordsheet (Sheet).
*. Wordsheet
Wordsheet (sheet) là thành phần chính của Wordbook, bao gồm các ô (cell) được hình thành bởi các hàng (row) và các cột (columns). Một Sheet có 256 cột, 65536 dòng và do đó có 256*65536 ô.
- Giao của hàng và cột hình thành nên ô, tên của ô (địa chỉ) được ghép bởi tên của cột và tên của hàng.
- Các hàng và cột trong sheet được tô bằng viền mờ (Gridlines) và đường viền này không được hiển thị khi ta in. Ta có thể không cho đường viền hiển thị bằng cách tác động ở mục: ToolsOptionsView.
II. Các Thao tác cơ bản
1. Mở bảng tính mới.
2. Mở bảng tính cũ.
3. Lưu bảng tính.
4. Đóng bảng tính.
5. Thoát khỏi Excel
Đ2: Nhập dữ liệu, Căn chỉnh, kẻ bảng, lập công thức
1. Cách nhập dữ liệu
Nháy chuột vào ô cần nhập, nhập dữ liệu (theo quy ước từng loại dữ liệu), kết thúc nhập bằng cách gõ phím Enter (Hoặc nháy chuột vào nút Enter trên thanh Formular, hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển con trỏ sang ô khác).
- Ghi đè dữ liệu mới vào một ô: nháy chuột vào ô, gõ dữ liệu và ấn Enter.
- Sửa dữ liệu một ô: Nháy đúp chuột trái vào ô cần sửa, hoặc di chuyển con trỏ sang ô cần sửa nhấn phím F2.
Chọn Alignment: Căn chỉnh lề
+ Horizontal: Căn chỉnh theo chiều ngang.
General: Dạng tổng quát ( ngầm định).
Left: Căn trái.
Center: Căn giữa; Right: Căn phải.
+ Vertical: Căn chỉnh theo chiều dọc.
Top: Căn trên
Center: Căn giữa.
Bottom: Căn dưới.
+ Wrap Text: Xuống hàng trong ô ( Alt + Enter).
+ Orientation: Hướng chữ.
Chọn OK.
* Định dạng phông chữ
Vào Format / Cells / XHHT / chọn Font:
+ Font: Chọn phông chữ.
+ Font style: Chọn kiểu chữ.
+ Size: Cỡ chữ.
+ Underline: Các kiểu gạch chân.
+ Color: Màu chữ.
+ Superscipt: Chỉ số trên.
+ Subscript: Chỉ số dưới.
Chọn OK.
3. Lập công thức.
- Các phép toán trong excel: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), luỹ thừa (^).
- Trước khi lập công thức bao giờ cũng phải nhập dấu =
- Trên một bảng dữ liệu ta chỉ việc lập công thức tại một hàng (thường là hàng đầu tiên) sau đó copy công thức cho các hàng còn lại bằng cách trỏ chuột vào chấm dưới phải của ô chứa công thức -> giữ nút chuột và kéo xuống.
Đ3: Khái niệm về địa chỉ ô; Chèn hàng, cột, ô; kiểu dữ liệu
1. Khái niệm về địa chỉ ô và đặc điểm của chúng
Căn cứ vào đặc điểm cuả nó người ta chia địa chỉ ô thành 3 loại:
* Địa chỉ tương đối (có tài liệu gọi là tham chiếu tương đối)
- Địa chỉ tương đối là địa chỉ có dạng: Tên cột Tên hàng, VD: C5, B3, E23,.
- Đặc điểm: là khi ta sao chép công thức từ ô này sang ô khác thì chỉ số hàng, chỉ số cột (tên hàng, tên cột) bị thay đổi.
* Địa chỉ tuyệt đối (hay tham chiếu tuyệt đối)
- Là địa chỉ có dạng: $Tên cột $Tên hàng, VD: $E$4, $K$12,.
- Đặc điểm: Khi ta sao chép công thức từ ô này sang ô khác thì chỉ số hà, chỉ số cột (tên hàng, tên cột) không bị thay đổi.
* Địa chỉ hỗn hợp:
- Là địa chỉ có dạng: Hoặc $Tên cột Tên hàng hoặc Tên cột $Tên hàng, VD: $S4, E$22,.
- Đặc điểm: Khi sao chép công thức từ ô này sang ô khác thì chỉ số hàng, chỉ số cột (tên hàng, tên cột) Có thể bị thay đổi tuỳ theo hướng sao chép công thức.
2. Chèn, xoá, ẩn hàng, cột.
Bôi đen cột hoặc hàng (bằng cách nháy chuột vào tên cột hoặc hàng) -> nháy phải chuột -> Insert Column (row): để chèn cột (hàng).
-> Delete Column (row): để xoá cột (hàng).
-> Hide : để ẩn.
-> UnHide : bỏ ẩn.
3. Kiểu dữ liệu.
Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào.
Kiểu số (Number): Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số 0 đến 9, các dấu + -. Một số được nhập vào mặc nhiên là dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng lệnh Format/Cells. Nếu nhập vào ô một số lớn và xuất hiện #### nghĩa là bề rộng của cột quá nhỏ. Muốn thấy rõ số, nhắp đúp vào cạnh phải của tiêu đề cột để mở rộng nó.
Kiểu chuỗi (Text): Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự từ chữ A đến Z, các ký tự canh biên như sau: `, ", ^, .
Ký tự ` để canh các ký tự trong ô về bên trái
Ký tự " để canh các ký tự trong ô về bên phải
Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào giữa
Ký tự để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng của ô
Các ký tự canh biên chỉ có tác dụng khi người sử dụng có chỉ định:
Tools/Option/Transition, trong đó chọn mục: Navigation Keys.
Kiểu ngày tháng và thời gian (date-time): Có thể gõ bất kỳ một trong các dạng sau:
date: 8/5/97; 5-Aug-97; 5-Aug; Aug-12 ;
time: 14:25; 14:25:09; 2:25 PM; 2:25:09 PM. Để nhập ngày hiện hành vào ô nhấn Ctrl+(;) còn thời gian hiện hành nhấn Ctrl+(:).
* Chú ý:
- Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy của bạn đang đặt hệ ngày là mm/dd/yy hay là dd/mm/yy.
- Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xoá bỏ định dạng hoặc định dạng lại.
Kiểu công thức: Excel nhận biết công thức trong ô nếu dữ liệu vào bắt đầu bởi dấu (=), dấu (+) hoặc dấu (-). Để nhập một công thức, đầu tiên gõ dấu (=) sau đó gõ công thức. Công thức nhập vào được hiển thị trên ô hiện hành và thanh công thức. Khi gõ xong công thức ấn, kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó. Trong thành phần của công thức có thể gồm có: số, chuỗi (phải đặt trong dấu "" ), toạ độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại hàm: Ví dụ: = 4+5+7 hoặc = B2+B3+B4 ...
Các toán tử sử dụng trong công thức:
- Toán tử tính toán : + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm)
- Toán tử chuỗi : & (nối chuỗi)
- Toán tử so sánh : = (bằng), <> (không bằng), > (lớn hơn), >= (lớn hơn hay bằng), < (nhỏ hơn), <= (nhỏ hơn hay bằng)
Độ ưu tiên của toán tử trong công thức: các biểu thức trong ( ), luỹ thừa, nhân, chia, cộng, trừ.
Đ4: Định dạng dữ liệu bảng tính
1. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng
- Thay đổi độ rộng cột: Chọn một hay nhiều cột cần thay đổi, đưa con trỏ chuột ngay mép phải đầu cột cần thay đổi. Khi con trỏ chuột thay đổi thành mũi tên hai đầu nằm ngang thì rê mũi tên qua trái hay phải để tăng hoặc giảm độ rộng cột, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra.
Tự động điều chỉnh độ rộng cột hoặc hàng: Điều chỉnh độ rộng cho các ô đã nhập dữ liệu vào tức là nới rộng để hiển thị hết các dữ liệu đã nhập. Chọn ô chứa dữ liệu cần điều chỉnh, chọn Menu Format, Column, AutoFit Selection hoặc Menu Format, Row, AutoFit Selection. Nếu dùng chuột thì đưa con trỏ chuột đến mép phải đầu cột hoặc cạnh đáy đầu hàng rồi nhắp đúp.
- Thay đổi chiều cao dòng: Chọn một hay nhiều dòng cần thay đổi, đưa con trỏ chuột về cạnh đáy đầu hàng. Khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu thẳng đứng thì rê chuột lên hoặc xuống để tăng hoặc giảm chiều cao hàng, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra.
3. Ví dụ về một số định dạng.
3.1. Định dạng dữ liệu kiểu số
Sau khi nhập dữ liệu, tính toán ... ta còn phải trình bày bảng tính sao cho thích hợp với yêu cầu. Công việc cụ thể là chọn kiểu thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính thích hợp, thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, nhấn mạnh nội dung, số liệu quan trọng ...
a. Dùng menu Bar
- Chọn vùng chứa số cần định dạng.
- Chọn FormatCells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn FormatCells.
- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Number.
3.2. Định dạng kiểu ngày tháng
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
- Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.
- Trong mục Category chọn Date.
- Chọn kiểu định dạng trong hộp thoại Type.
- Chọn OK
Đ5: Hệ thống các hàm cơ bản nhất trong excel
I. Các sử dụng hàm trong công thức.
Tổng quát:
= Tên hàm (đối số1,đối số2,...)
+ Tên hàm phải nhập theo đúng quy định của excel.
+ Bao nhiêu đối số thì tuỳ theo từng hàm, có hàm không có đối số.
+ Thông thường excel ngầm định dấu phẩy `,` để ngăn cách các đối trong hàm nhưng khi dùng chuẩn là dấu phẩy để ngăn cách phần nguyên và phần lẻ thập phân thì dấu ngăn cách các đối trong hàm là dấu `;`.
II. Hệ thống hàm.
Hàm Toán Học Và lượng giác - Math & Trig.
+ Hàm tính tổng - Sum.
= Sum(n1, n2,....)
Tổng các số n1, n2,....
+ Hàm tính luỹ thừa - Power.
= Power(Cơ số, Số mũ)
vd: Power(2,3) = 8
+ Hàm Lấy phần nguyên - Int.
= Int(số)
+ Hàm Lấy phần dư của phép chia - Mod.
= Mod(Số bị chia, Số chia)
vd: Mod(7,3) = 1; Mod(7,4) = 3.
+ Hàm làm tròn số - Round.
= Round(Số, số ch? số phần lẻ thập phân)
vd:
ROUND(2.15, 1) = 2.2 ROUND(-1.475, 2) = -1.48
ROUND(2.149, 1) = 2.1 ROUND(21.5, -1) = 20
Hàm Logical.
1. Hàm và, hoặc các điều kiện - And, Or, Not.
= And(Biểu thức1, biểu thức2, ...)
= Or(Biểu thức1, biểu thức2, ...)
= Not(diều kiện)
2. Hàm điều kiện - If
= If(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false)
Diễn giải : Nếu logic_test thì value_if_true không thì value_if_false.
- Logic_test: là biểu thức điều kiện (dùng hàm And, Or để và, hoặc các điều kiện).
- Value_if_true: là giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
- Value_if_false: là giá trị trả về nếu điều kiện sai (có thể là một hàm if khác, gọi là hàm if lồng nhau).
- Hàm if không được lồng nhau quá 7 cấp.
Các hàm về chuỗi ký tự.
1. Hàm LEFT().
Qui cách: Left(,n).
Hàm này cho một chuỗi ký tự trong từ bên trái là lấy ra n ký tự.
2. Hàm RIGHT().
Qui cách: Right(,n)
Cho kết quả như hàm Left() nhưng từ bên phải.
3. Hàm MID().
Qui cách: Mid(,,n).
Hàm này cho kết quả là một dãy ký tự lấy ra trong, từ và lấy ra n ký tự.
Hàm thống kê Statistical.
+ Hàm xếp hạng - Rank.
= Rank(Số cần xếp hạng, Dãy cần so sánh, Tiêu chuẩn)
- Số cần xếp hạng: là toạ độ, địa chỉ của một ô nào đó.
- Dãy cần so sánh: là toạ độ của một dãy các số so sánh để xếp hạng (sau khi chọn toạ độ của dãy này cần ấn phím F4 để lấy toạ độ tuyệt đối).
- Tiêu chuẩn nhận hai giá trị :
0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất).
1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất).
+ Hàm tính trung bình - Averge.
= Average(Dãy cần tính).
+ Hàm tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất - Min, Max.
= Min(Dãy số)
= Max(Dãy số)
Hàm tìm kiếm và tham chiếu - Lookup & Reference.
+ Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo hàng - Hlookup.
Hlookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên hàng đầu tiên của bảng tham chiếu (hay còn gọi là bảng mã) và trả về giá trị tương ứng với mã đó.
= HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup)
- Lookup_value: là giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi là mã).
- Table_array: Toạ độ của bảng tham chiếu (còn gọi là bảng mã, bảng phụ).
- Row_index_num: số thứ tự của hàng, nơi lấy giá trị trả về.
- Range_lookup nhận một trong hai giá trị:
0 : là tìm kiếm chính xác (giá trị cần tìm và giá trị ở hàng đầu tiên của bảng tham chiếu giống hệt nhau).
1 : là tìm kiếm tương đối (giá ở hàng đầu tiên của bảng tham chiếu phải được Sắp xếp tăng dần).
+ Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột - Vlookup.
Vlookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên cột đầu tiên của bảng tham chiếu (hay còn gọi là bảng mã) và trả về giá trị tương ứng với mã đó.
= VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup)
- Lookup_value: là giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi là mã).
- Table_array: Toạ độ của bảng tham chiếu (còn gọi là bảng mã, bảng phụ).
- Column_index_num: số thứ tự của cột, nơi lấy giá trị trả về.
- Range_lookup nhận một trong hai giá trị:
0 : là tìm kiếm chính xác (giá trị cần tìm và giá trị ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu giống hệt nhau).
1 : là tìm kiếm tương đối (giá ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải được Sắp xếp tăng dần).
Đ6: Lập biểu đồ, đồ thị
Biểu đồ, đồ thị.
+ Cách lập đơn giản:
Bôi đen vùng dữ liệu cần lập biểu đồ (nếu các cột dữ liệu không liên tiếp thì ấn Ctrl khi bôi đen) -> Nháy vào biểu tượng Chart Wizard hoặc vào menu Insert -> Chart -> xuất hiện bảng chọn -> chọn kiểu biểu đồ -> Next -> Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title -> Next -> Finish.
+ Thêm, sửa kiểu biểu đồ:
Nháy phải chuột vào khung của biểu đồ -> Chart Options trong đó:
Title (tiêu đề).
Legend (chú giải, chú thích).
Data labels (nhãn của dữ liệu).
Đ7: Sắp xếp và lọc dữ liệu
1.Sắp xếp dữ liệu.
Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp -> Data -> Sort -> Tên cột cần sắp xếp (ở sort by) -> chọn chỉ tiêu sắp xếp (Ascending là tăng dần, Descending là giảm dẩn)
+ Then by: trong trường hợp nếu trùng thì sắp xếp theo cột tiếp.
+ Header row: Sắp xếp và trừ hàng đầu tiên (tên cột).
+ No header row : Sắp xếp cả hàng đầu tiên.
2. Lọc dữ liệu AutoFilter.
Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc -> Data -> Filter -> AutoFilter -> xuất hiện
Tại dòng đầu tiên của bảng -> Nháy chuột vào -> chọn Custom -> chọn điều kiện để lọc.
- Sau khi lọc ra kết quả ta có thể copy ra vùng khác và in riêng.
- Muốn hiện lại toàn bộ dữ liệu để lọc tiếp -> Data -> Filter -> Show All.
- Muốn bỏ chế độ lọc -> Data -> Filter -> AutoFilter.
+ Page (đặt trang).
- Orientation: Hướng trang (Portrait đặt dọc, Landscape đặt ngang).
- Scaling: Xác định tỷ lệ (Điều chỉnh `adjust to` tỷ lệ bao nhiêu phần trăm so với kích thước bình thường).
2. Đặt vùng in.
Bôi đen vùng cần đặt vào menu File -> Print Area -> Set Print Area.
Vào menu File -> Print Area -> Clear Print Area để huỷ việc thiết lập vùng in.
3. In bảng.
Vào menu File -> Print Preview để xem toàn bộ trước khi in.
Vào menu File -> Print ->
- All: in toàn bộ (tất cả các trang).
- Pages; in từ trang ... đến trang ...
- Number of copies: số bản in.
Đ1: các khái niệm và thao tác ban đầu
với bảng tính excel
I. các khái niệm và chức năng cơ bản
Microsoft Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office được sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới của hãng Microsoft. Excel là chương trình bảng tính nó có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán, thống kê ...
1. Khởi động.
Sau khi khởi động Windows làm theo 1 trong các cách sau:
- Nháy chuột vào biểu tượng Microsoft Excel ở góc trên bên phải màn hình
- Nhấn nút Start / Programs / Microsoft Excel
Các thành phần của cửa sổ Bảng tính :
- Cột (Column) : Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ...
AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột). Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ bảng tính.
- Hàng (Row) : Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 16.384).
- ô (Cell) : Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô được xác định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, AB25.
ô hiện tại : Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc phải dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau đây gọi tắt là con trỏ). Toạ độ của ô này được hiển thị trên thanh Công thức.
- Con trỏ bàn phím : Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự sẽ được chèn vào.
- Con trỏ chuột có các dạng sau :
Dấu | : dùng để đưa con trỏ ô về vị trí nào đó.
Dấu + : dùng để chọn lệnh, biểu tượng hoặc cuộn bảng tính.
Dịch chuyển con trỏ ô trong Bảng
3. Sao chép, di chuyển
a. Chọn ô - vùng
Vùng bao gồm một hoặc nhiều ô liên tục. Vùng được xác định bởi toạ độ vùng gồm địa chỉ ô đầu và địa chỉ ô cuối, dạng: <ô đầu>:<ô cuối>. Ví dụ: A1:E5
Trước khi thực hiện một thao tác, người sử dụng phải chọn phạm vi làm việc (có thể một hoặc nhiều vùng)
- Chọn một ô: di chuyển đến ô cần chọn, nhắp chuột.
- Chọn một cột : nhắp chuột tại ký hiệu cột
- Chọn một dòng : nhắp chuột tại số thứ tự dòng
- Chọn một vùng, có các cách sau:
Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift, dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối vùng.
Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái chuột, rê chuột đến ô cuối vùng
Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift trong khi nhắp chuột tại ô cuối vùng.
Chọn nhiều vùng : ấn và giữ Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các vùng khác.
b. Sao chép, di chuyển dữ liệu
4. Cấu trúc bảng tính
*. Workbook là gì?
Workbook hay Book là một tập tin của Excel tạo ra dùng để tính toán và lưu trữ dữ liệu, có phần mở rộng là .xls. Một Workbook có thể chứa tối đa 255 Wordsheet (Sheet).
*. Wordsheet
Wordsheet (sheet) là thành phần chính của Wordbook, bao gồm các ô (cell) được hình thành bởi các hàng (row) và các cột (columns). Một Sheet có 256 cột, 65536 dòng và do đó có 256*65536 ô.
- Giao của hàng và cột hình thành nên ô, tên của ô (địa chỉ) được ghép bởi tên của cột và tên của hàng.
- Các hàng và cột trong sheet được tô bằng viền mờ (Gridlines) và đường viền này không được hiển thị khi ta in. Ta có thể không cho đường viền hiển thị bằng cách tác động ở mục: ToolsOptionsView.
II. Các Thao tác cơ bản
1. Mở bảng tính mới.
2. Mở bảng tính cũ.
3. Lưu bảng tính.
4. Đóng bảng tính.
5. Thoát khỏi Excel
Đ2: Nhập dữ liệu, Căn chỉnh, kẻ bảng, lập công thức
1. Cách nhập dữ liệu
Nháy chuột vào ô cần nhập, nhập dữ liệu (theo quy ước từng loại dữ liệu), kết thúc nhập bằng cách gõ phím Enter (Hoặc nháy chuột vào nút Enter trên thanh Formular, hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển con trỏ sang ô khác).
- Ghi đè dữ liệu mới vào một ô: nháy chuột vào ô, gõ dữ liệu và ấn Enter.
- Sửa dữ liệu một ô: Nháy đúp chuột trái vào ô cần sửa, hoặc di chuyển con trỏ sang ô cần sửa nhấn phím F2.
Chọn Alignment: Căn chỉnh lề
+ Horizontal: Căn chỉnh theo chiều ngang.
General: Dạng tổng quát ( ngầm định).
Left: Căn trái.
Center: Căn giữa; Right: Căn phải.
+ Vertical: Căn chỉnh theo chiều dọc.
Top: Căn trên
Center: Căn giữa.
Bottom: Căn dưới.
+ Wrap Text: Xuống hàng trong ô ( Alt + Enter).
+ Orientation: Hướng chữ.
Chọn OK.
* Định dạng phông chữ
Vào Format / Cells / XHHT / chọn Font:
+ Font: Chọn phông chữ.
+ Font style: Chọn kiểu chữ.
+ Size: Cỡ chữ.
+ Underline: Các kiểu gạch chân.
+ Color: Màu chữ.
+ Superscipt: Chỉ số trên.
+ Subscript: Chỉ số dưới.
Chọn OK.
3. Lập công thức.
- Các phép toán trong excel: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), luỹ thừa (^).
- Trước khi lập công thức bao giờ cũng phải nhập dấu =
- Trên một bảng dữ liệu ta chỉ việc lập công thức tại một hàng (thường là hàng đầu tiên) sau đó copy công thức cho các hàng còn lại bằng cách trỏ chuột vào chấm dưới phải của ô chứa công thức -> giữ nút chuột và kéo xuống.
Đ3: Khái niệm về địa chỉ ô; Chèn hàng, cột, ô; kiểu dữ liệu
1. Khái niệm về địa chỉ ô và đặc điểm của chúng
Căn cứ vào đặc điểm cuả nó người ta chia địa chỉ ô thành 3 loại:
* Địa chỉ tương đối (có tài liệu gọi là tham chiếu tương đối)
- Địa chỉ tương đối là địa chỉ có dạng: Tên cột Tên hàng, VD: C5, B3, E23,.
- Đặc điểm: là khi ta sao chép công thức từ ô này sang ô khác thì chỉ số hàng, chỉ số cột (tên hàng, tên cột) bị thay đổi.
* Địa chỉ tuyệt đối (hay tham chiếu tuyệt đối)
- Là địa chỉ có dạng: $Tên cột $Tên hàng, VD: $E$4, $K$12,.
- Đặc điểm: Khi ta sao chép công thức từ ô này sang ô khác thì chỉ số hà, chỉ số cột (tên hàng, tên cột) không bị thay đổi.
* Địa chỉ hỗn hợp:
- Là địa chỉ có dạng: Hoặc $Tên cột Tên hàng hoặc Tên cột $Tên hàng, VD: $S4, E$22,.
- Đặc điểm: Khi sao chép công thức từ ô này sang ô khác thì chỉ số hàng, chỉ số cột (tên hàng, tên cột) Có thể bị thay đổi tuỳ theo hướng sao chép công thức.
2. Chèn, xoá, ẩn hàng, cột.
Bôi đen cột hoặc hàng (bằng cách nháy chuột vào tên cột hoặc hàng) -> nháy phải chuột -> Insert Column (row): để chèn cột (hàng).
-> Delete Column (row): để xoá cột (hàng).
-> Hide : để ẩn.
-> UnHide : bỏ ẩn.
3. Kiểu dữ liệu.
Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào.
Kiểu số (Number): Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số 0 đến 9, các dấu + -. Một số được nhập vào mặc nhiên là dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng lệnh Format/Cells. Nếu nhập vào ô một số lớn và xuất hiện #### nghĩa là bề rộng của cột quá nhỏ. Muốn thấy rõ số, nhắp đúp vào cạnh phải của tiêu đề cột để mở rộng nó.
Kiểu chuỗi (Text): Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự từ chữ A đến Z, các ký tự canh biên như sau: `, ", ^, .
Ký tự ` để canh các ký tự trong ô về bên trái
Ký tự " để canh các ký tự trong ô về bên phải
Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào giữa
Ký tự để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng của ô
Các ký tự canh biên chỉ có tác dụng khi người sử dụng có chỉ định:
Tools/Option/Transition, trong đó chọn mục: Navigation Keys.
Kiểu ngày tháng và thời gian (date-time): Có thể gõ bất kỳ một trong các dạng sau:
date: 8/5/97; 5-Aug-97; 5-Aug; Aug-12 ;
time: 14:25; 14:25:09; 2:25 PM; 2:25:09 PM. Để nhập ngày hiện hành vào ô nhấn Ctrl+(;) còn thời gian hiện hành nhấn Ctrl+(:).
* Chú ý:
- Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy của bạn đang đặt hệ ngày là mm/dd/yy hay là dd/mm/yy.
- Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xoá bỏ định dạng hoặc định dạng lại.
Kiểu công thức: Excel nhận biết công thức trong ô nếu dữ liệu vào bắt đầu bởi dấu (=), dấu (+) hoặc dấu (-). Để nhập một công thức, đầu tiên gõ dấu (=) sau đó gõ công thức. Công thức nhập vào được hiển thị trên ô hiện hành và thanh công thức. Khi gõ xong công thức ấn
Các toán tử sử dụng trong công thức:
- Toán tử tính toán : + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm)
- Toán tử chuỗi : & (nối chuỗi)
- Toán tử so sánh : = (bằng), <> (không bằng), > (lớn hơn), >= (lớn hơn hay bằng), < (nhỏ hơn), <= (nhỏ hơn hay bằng)
Độ ưu tiên của toán tử trong công thức: các biểu thức trong ( ), luỹ thừa, nhân, chia, cộng, trừ.
Đ4: Định dạng dữ liệu bảng tính
1. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng
- Thay đổi độ rộng cột: Chọn một hay nhiều cột cần thay đổi, đưa con trỏ chuột ngay mép phải đầu cột cần thay đổi. Khi con trỏ chuột thay đổi thành mũi tên hai đầu nằm ngang thì rê mũi tên qua trái hay phải để tăng hoặc giảm độ rộng cột, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra.
Tự động điều chỉnh độ rộng cột hoặc hàng: Điều chỉnh độ rộng cho các ô đã nhập dữ liệu vào tức là nới rộng để hiển thị hết các dữ liệu đã nhập. Chọn ô chứa dữ liệu cần điều chỉnh, chọn Menu Format, Column, AutoFit Selection hoặc Menu Format, Row, AutoFit Selection. Nếu dùng chuột thì đưa con trỏ chuột đến mép phải đầu cột hoặc cạnh đáy đầu hàng rồi nhắp đúp.
- Thay đổi chiều cao dòng: Chọn một hay nhiều dòng cần thay đổi, đưa con trỏ chuột về cạnh đáy đầu hàng. Khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu thẳng đứng thì rê chuột lên hoặc xuống để tăng hoặc giảm chiều cao hàng, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra.
3. Ví dụ về một số định dạng.
3.1. Định dạng dữ liệu kiểu số
Sau khi nhập dữ liệu, tính toán ... ta còn phải trình bày bảng tính sao cho thích hợp với yêu cầu. Công việc cụ thể là chọn kiểu thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính thích hợp, thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, nhấn mạnh nội dung, số liệu quan trọng ...
a. Dùng menu Bar
- Chọn vùng chứa số cần định dạng.
- Chọn FormatCells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn FormatCells.
- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Number.
3.2. Định dạng kiểu ngày tháng
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
- Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.
- Trong mục Category chọn Date.
- Chọn kiểu định dạng trong hộp thoại Type.
- Chọn OK
Đ5: Hệ thống các hàm cơ bản nhất trong excel
I. Các sử dụng hàm trong công thức.
Tổng quát:
= Tên hàm (đối số1,đối số2,...)
+ Tên hàm phải nhập theo đúng quy định của excel.
+ Bao nhiêu đối số thì tuỳ theo từng hàm, có hàm không có đối số.
+ Thông thường excel ngầm định dấu phẩy `,` để ngăn cách các đối trong hàm nhưng khi dùng chuẩn là dấu phẩy để ngăn cách phần nguyên và phần lẻ thập phân thì dấu ngăn cách các đối trong hàm là dấu `;`.
II. Hệ thống hàm.
Hàm Toán Học Và lượng giác - Math & Trig.
+ Hàm tính tổng - Sum.
= Sum(n1, n2,....)
Tổng các số n1, n2,....
+ Hàm tính luỹ thừa - Power.
= Power(Cơ số, Số mũ)
vd: Power(2,3) = 8
+ Hàm Lấy phần nguyên - Int.
= Int(số)
+ Hàm Lấy phần dư của phép chia - Mod.
= Mod(Số bị chia, Số chia)
vd: Mod(7,3) = 1; Mod(7,4) = 3.
+ Hàm làm tròn số - Round.
= Round(Số, số ch? số phần lẻ thập phân)
vd:
ROUND(2.15, 1) = 2.2 ROUND(-1.475, 2) = -1.48
ROUND(2.149, 1) = 2.1 ROUND(21.5, -1) = 20
Hàm Logical.
1. Hàm và, hoặc các điều kiện - And, Or, Not.
= And(Biểu thức1, biểu thức2, ...)
= Or(Biểu thức1, biểu thức2, ...)
= Not(diều kiện)
2. Hàm điều kiện - If
= If(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false)
Diễn giải : Nếu logic_test thì value_if_true không thì value_if_false.
- Logic_test: là biểu thức điều kiện (dùng hàm And, Or để và, hoặc các điều kiện).
- Value_if_true: là giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
- Value_if_false: là giá trị trả về nếu điều kiện sai (có thể là một hàm if khác, gọi là hàm if lồng nhau).
- Hàm if không được lồng nhau quá 7 cấp.
Các hàm về chuỗi ký tự.
1. Hàm LEFT().
Qui cách: Left(
Hàm này cho một chuỗi ký tự trong
2. Hàm RIGHT().
Qui cách: Right(
Cho kết quả như hàm Left() nhưng từ bên phải.
3. Hàm MID().
Qui cách: Mid(
Hàm này cho kết quả là một dãy ký tự lấy ra trong
Hàm thống kê Statistical.
+ Hàm xếp hạng - Rank.
= Rank(Số cần xếp hạng, Dãy cần so sánh, Tiêu chuẩn)
- Số cần xếp hạng: là toạ độ, địa chỉ của một ô nào đó.
- Dãy cần so sánh: là toạ độ của một dãy các số so sánh để xếp hạng (sau khi chọn toạ độ của dãy này cần ấn phím F4 để lấy toạ độ tuyệt đối).
- Tiêu chuẩn nhận hai giá trị :
0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất).
1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất).
+ Hàm tính trung bình - Averge.
= Average(Dãy cần tính).
+ Hàm tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất - Min, Max.
= Min(Dãy số)
= Max(Dãy số)
Hàm tìm kiếm và tham chiếu - Lookup & Reference.
+ Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo hàng - Hlookup.
Hlookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên hàng đầu tiên của bảng tham chiếu (hay còn gọi là bảng mã) và trả về giá trị tương ứng với mã đó.
= HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup)
- Lookup_value: là giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi là mã).
- Table_array: Toạ độ của bảng tham chiếu (còn gọi là bảng mã, bảng phụ).
- Row_index_num: số thứ tự của hàng, nơi lấy giá trị trả về.
- Range_lookup nhận một trong hai giá trị:
0 : là tìm kiếm chính xác (giá trị cần tìm và giá trị ở hàng đầu tiên của bảng tham chiếu giống hệt nhau).
1 : là tìm kiếm tương đối (giá ở hàng đầu tiên của bảng tham chiếu phải được Sắp xếp tăng dần).
+ Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột - Vlookup.
Vlookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên cột đầu tiên của bảng tham chiếu (hay còn gọi là bảng mã) và trả về giá trị tương ứng với mã đó.
= VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup)
- Lookup_value: là giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi là mã).
- Table_array: Toạ độ của bảng tham chiếu (còn gọi là bảng mã, bảng phụ).
- Column_index_num: số thứ tự của cột, nơi lấy giá trị trả về.
- Range_lookup nhận một trong hai giá trị:
0 : là tìm kiếm chính xác (giá trị cần tìm và giá trị ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu giống hệt nhau).
1 : là tìm kiếm tương đối (giá ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải được Sắp xếp tăng dần).
Đ6: Lập biểu đồ, đồ thị
Biểu đồ, đồ thị.
+ Cách lập đơn giản:
Bôi đen vùng dữ liệu cần lập biểu đồ (nếu các cột dữ liệu không liên tiếp thì ấn Ctrl khi bôi đen) -> Nháy vào biểu tượng Chart Wizard hoặc vào menu Insert -> Chart -> xuất hiện bảng chọn -> chọn kiểu biểu đồ -> Next -> Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title -> Next -> Finish.
+ Thêm, sửa kiểu biểu đồ:
Nháy phải chuột vào khung của biểu đồ -> Chart Options trong đó:
Title (tiêu đề).
Legend (chú giải, chú thích).
Data labels (nhãn của dữ liệu).
Đ7: Sắp xếp và lọc dữ liệu
1.Sắp xếp dữ liệu.
Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp -> Data -> Sort -> Tên cột cần sắp xếp (ở sort by) -> chọn chỉ tiêu sắp xếp (Ascending là tăng dần, Descending là giảm dẩn)
+ Then by: trong trường hợp nếu trùng thì sắp xếp theo cột tiếp.
+ Header row: Sắp xếp và trừ hàng đầu tiên (tên cột).
+ No header row : Sắp xếp cả hàng đầu tiên.
2. Lọc dữ liệu AutoFilter.
Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc -> Data -> Filter -> AutoFilter -> xuất hiện
Tại dòng đầu tiên của bảng -> Nháy chuột vào -> chọn Custom -> chọn điều kiện để lọc.
- Sau khi lọc ra kết quả ta có thể copy ra vùng khác và in riêng.
- Muốn hiện lại toàn bộ dữ liệu để lọc tiếp -> Data -> Filter -> Show All.
- Muốn bỏ chế độ lọc -> Data -> Filter -> AutoFilter.
+ Page (đặt trang).
- Orientation: Hướng trang (Portrait đặt dọc, Landscape đặt ngang).
- Scaling: Xác định tỷ lệ (Điều chỉnh `adjust to` tỷ lệ bao nhiêu phần trăm so với kích thước bình thường).
2. Đặt vùng in.
Bôi đen vùng cần đặt vào menu File -> Print Area -> Set Print Area.
Vào menu File -> Print Area -> Clear Print Area để huỷ việc thiết lập vùng in.
3. In bảng.
Vào menu File -> Print Preview để xem toàn bộ trước khi in.
Vào menu File -> Print ->
- All: in toàn bộ (tất cả các trang).
- Pages; in từ trang ... đến trang ...
- Number of copies: số bản in.
Hướng dẫn cài đặt VEMIS 1.3 new)
Video 2 cài đặt VEMIS 1.3.0
Video cài đặt PEMIS 3.4.9 trên XP
LIÊN LẾT WEBSITE
Truyện Cười
Xem truyện cười
Tin giáo dục
===CỬA HÀNG MÁY TÍNH BÌNH -
HÓA=== 
Các ý kiến mới nhất